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Import GL Entries

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Steps:
1)    Choose File - locate the file on your computer to import.
2)    Type of File - select whether the file type is a CSV file or an XML file.

CSV Settings:
Delimiter - Enter the delimiter between fields
Tab Delimited - Tick this if using a Tab Delimited text file
Strings Quoted - Tick this if the fields are encased with quotation marks (e.g. "Field")
 
Important when importing GL:
• Import script creates one GL transaction for each unique ‘reference’ number. There can be any number of lines (rows) in each transaction.
• Account must exist in chart of accounts
• Debits and credits must be equal before the CSV file can be imported.

Import Fields:
A sample CSV and template file can be found HERE and the following shows the fields that can be imported:
 
 Import CSV Field 
Field Name        :    Reference
Import Heading    :    reference
Notes             :    
 
Field Name        :    Date
Import Heading    :    transdate
Notes             :    It must be in date format such as dd/mm/yy
 
Field Name        :    Department
Import Heading    :    department
Notes             :    
 
Field Name        :    Currency
Import Heading    :    currency
Notes             :    It must match currency options in your setup
 
Field Name        :    Description
Import Heading    :    description
Notes             :    
 
Field Name        :    Notes
Import Heading    :    notes
Notes             :    
 
Field Name        :    Account
Import Heading    :    accno_1
Notes             :    It must match account in your chart of accounts options in your setup
 
Field Name        :    Account
Import Heading    :    accno_2
Notes             :    It must match account in your chart of accounts options in your setup
 
Field Name        :    Account
Import Heading    :    accno_3
Notes             :    It must match account in your chart of accounts options in your setup
 
Field Name        :    Account
Import Heading    :    accno_4
Notes             :    It must match account in your chart of accounts options in your setup
 
Field Name        :    Account
Import Heading    :    accno_5
Notes             :    It must match account in your chart of accounts options in your setup
 
Field Name        :    Account
Import Heading    :    accno_6
Notes             :    It must match account in your chart of accounts options in your setup
 
Field Name        :    Account
Import Heading    :    accno_7
Notes             :    It must match account in your chart of accounts options in your setup
 
Field Name        :    Account
Import Heading    :    accno_8
Notes             :    It must match account in your chart of accounts options in your setup
 
Field Name        :    Account
Import Heading    :    accno_9
Notes             :    It must match account in your chart of accounts options in your setup
 
Field Name        :    Debit
Import Heading    :    debit_1
Notes             :    
 
Field Name        :    Debit
Import Heading    :    debit_2
Notes             :    
 
Field Name        :    Debit
Import Heading    :    debit_3
Notes             :    
 
Field Name        :    Debit
Import Heading    :    debit_4
Notes             :    
 
Field Name        :    Debit
Import Heading    :    debit_5
Notes             :    
 
Field Name        :    Debit
Import Heading    :    debit_6
Notes             :    
 
Field Name        :    Debit
Import Heading    :    debit_7
Notes             :    
 
Field Name        :    Debit
Import Heading    :    debit_8
Notes             :    
 
Field Name        :    Debit
Import Heading    :    debit_9
Notes             :    
 
Field Name        :    Credit
Import Heading    :    credit_1
Notes             :    
 
Field Name        :    Credit
Import Heading    :    credit_2
Notes             :    
 
Field Name        :    Credit
Import Heading    :    credit_3
Notes             :    
 
Field Name        :    Credit
Import Heading    :    credit_4
Notes             :    
 
Field Name        :    Credit
Import Heading    :    credit_5
Notes             :    
 
Field Name        :    Credit
Import Heading    :    credit_6
Notes             :    
 
Field Name        :    Credit
Import Heading    :    credit_7
Notes             :    
 
Field Name        :    Credit
Import Heading    :    credit_8
Notes             :    
 
Field Name        :    Credit
Import Heading    :    credit_9
Notes             :    
 
Field Name        :    Memo
Import Heading    :    memo_1
Notes             :    
 
Field Name        :    Memo
Import Heading    :    memo_2
Notes             :    
 
Field Name        :    Memo
Import Heading    :    memo_3
Notes             :    
 
Field Name        :    Memo
Import Heading    :    memo_4
Notes             :    
 
Field Name        :    Memo
Import Heading    :    memo_5
Notes             :    
 
Field Name        :    Memo
Import Heading    :    memo_6
Notes             :    
 
Field Name        :    Memo
Import Heading    :    memo_7
Notes             :    
 
Field Name        :    Memo
Import Heading    :    memo_8
Notes             :    
 
Field Name        :    Memo
Import Heading    :    memo_9
Notes             :